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Retouren: der Fehler, der zwei Meldungen gleichzeitig kippt
Im Modehandel kommen 40 bis 60 Prozent der Ware zurück. Wird die Retoure falsch zugeordnet, ist nicht eine Meldung falsch, sondern zwei — die deutsche Voranmeldung zu niedrig und die OSS-Erklärung zu hoch.
Eine Retoure ist keine Betriebsausgabe und kein Aufwand. Sie ist eine Änderung der Bemessungsgrundlage: Der ursprüngliche Umsatz war zu hoch angesetzt und wird nachträglich gemindert. Aus diesem einen Satz folgen drei Fragen, die getrennt zu beantworten sind — wann, wo und wie viel.
Wann: im Zeitraum der Erstattung, nicht des Verkaufs
Die Minderung gehört in den Voranmeldungszeitraum, in dem die Erstattung tatsächlich erfolgt — nicht rückwirkend in den des ursprünglichen Verkaufs. Das ist die praktisch wichtigste Regel, weil sie den Jahreswechsel betrifft.
Ein Kleid, das am 22. Dezember verkauft und am 8. Januar erstattet wird, erzeugt Umsatz im alten und Minderung im neuen Jahr. Wer die Minderung ins alte Jahr zieht, verschiebt Umsatz zwischen zwei Veranlagungszeiträumen — und weicht damit von den Zahlen ab, die der Marktplatz für das Kalenderjahr meldet.
Woran man den Zeitpunkt festmacht: an der Erstattung, nicht am Wareneingang im Lager. Zwischen Rücksendung und Gutschrift liegen im Onlinehandel regelmäßig Tage bis Wochen; maßgeblich ist die Rückzahlung.
Wo: in dem Land, in dem der Verkauf steuerbar war
Hier passiert der Fehler, der zwei Meldungen gleichzeitig kippt. Eine Retoure mindert den Umsatz des Landes, in dem der ursprüngliche Verkauf steuerbar war. Bei einem Verkauf nach Österreich über das OSS-Verfahren mindert sie also die österreichische Position der OSS-Erklärung — nicht die deutsche Voranmeldung.
Wird sie pauschal als deutsche Umsatzminderung gebucht, steht die deutsche Voranmeldung zu niedrig und die OSS-Erklärung für Österreich zu hoch. Beide Zahlen sind falsch, beide in entgegengesetzter Richtung, und die Differenz gleicht sich nirgends aus.
Rechenbeispiel
Ein Modehändler, ein Quartal, Retourenquote 45 Prozent. Die Ausgangszahlen sind gerundet, damit sie nachrechenbar bleiben.
| Position | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Verkäufe netto | 80.000 EUR | 20.000 EUR |
| Retouren netto | −36.000 EUR | −9.000 EUR |
| Bemessungsgrundlage | 44.000 EUR | 11.000 EUR |
| Umsatzsteuer | 8.360 EUR (19 %) | 2.200 EUR (20 %) |
Werden nun alle 45.000 EUR Retouren pauschal in Deutschland gebucht, sinkt die deutsche Bemessungsgrundlage auf 35.000 EUR und die österreichische bleibt bei 20.000 EUR. Ergebnis: 1.710 EUR deutsche Umsatzsteuer zu wenig und 1.800 EUR österreichische zu viel — in einem einzigen Quartal, bei einem einzigen Zielland.
Bei einem Händler mit sechs Zielländern und vier Quartalen im Jahr wird daraus eine Größenordnung, die in der Betriebsprüfung nicht mehr als Rundungsdifferenz durchgeht.
Der unangenehme Teil der Korrektur: Die zu viel gemeldete österreichische Steuer holt man sich nicht automatisch zurück. Sie muss über eine Berichtigung in einer späteren OSS-Erklärung geltend gemacht werden, und dafür muss rekonstruierbar sein, welches Quartal und welcher Steuersatz betroffen war. Wer Retouren nie nach Ländern getrennt hat, kann das im Nachhinein nicht.
Wie viel: der Bruttobetrag, der tatsächlich zurückfließt
Gemindert wird um das, was der Kunde tatsächlich zurückerhält. Behält der Händler zulässigerweise etwas ein — Wertersatz bei beschädigter Ware, nicht erstattete Hinsendekosten —, mindert sich die Bemessungsgrundlage nur um den erstatteten Teil.
Der einbehaltene Wertersatz ist dabei kein eigener Umsatz. Er ist schlicht der Teil des ursprünglichen Entgelts, der beim Händler bleibt.
Der Sonderfall, nach dem am häufigsten gefragt wird
Bei geringwertiger Ware erstatten manche Händler den Kaufpreis, ohne die Rücksendung zu verlangen — die Logistik kostet mehr als der Artikel. Umsatzsteuerlich ist der Vorgang trotzdem eine Rückgängigmachung: Das Entgelt fließt zurück, die Bemessungsgrundlage mindert sich.
Dass die Ware beim Kunden bleibt, ändert daran nichts. Entscheidend ist der Rückfluss des Entgelts, nicht der Warenweg.
Anders liegt es bei zurückgenommener und anschließend vernichteter Ware. Die Minderung bleibt; ob daneben eine unentgeltliche Wertabgabe vorliegt, hängt vom Einzelfall ab. Diese Frage sollte man nicht nebenbei entscheiden — sie ist einer der Punkte, die wir im Kennenlerngespräch ausdrücklich ansprechen.
Was in der Buchhaltung dafür stehen muss
- Eigene Erlöskonten je Land und Steuersatz
Ohne sie lässt sich eine Retoure gar nicht dem richtigen Land zuordnen — sie landet zwangsläufig im Sammeltopf.
- Ein Bezug zur ursprünglichen Transaktion
Die Retourendaten des Marktplatzes tragen die Bestellnummer. Sie ist der Schlüssel, über den Land und Steuersatz des Ursprungsumsatzes wiedergefunden werden.
- Trennung von Erstattung und Gebührenrückvergütung
Marktplätze erstatten bei einer Retoure oft einen Teil ihrer Gebühr zurück. Das ist keine Umsatzminderung, sondern eine Minderung des Aufwands.
- Eine Regel für den Jahreswechsel
Festhalten, wie mit Retouren umgegangen wird, die über den 31. Dezember laufen — und sich dann daran halten.
Und wann Sie nichts tun müssen
Wer ausschließlich im Inland an Privatkunden verkauft, braucht diese Trennung nicht. Dann gibt es nur einen Steuersatz und ein Land, und die Retoure mindert schlicht den Umsatz. Der ganze Aufwand entsteht erst mit dem ersten Zielland.
Und auch dann gilt: Wenn Ihre Retourenquote bei zwei Prozent liegt und Ihr Auslandsumsatz bei fünftausend Euro im Jahr, ist der Betrag, um den es geht, kleiner als die Zeit, die eine perfekte Zuordnung kostet. Sauber aufsetzen sollte man es trotzdem — aber es ist kein Anlass für Aufregung.
Fundstellen
- § 17 Abs. 1 UStG — Änderung der Bemessungsgrundlage und Zeitpunkt der Berichtigung
- § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG — Rückgängigmachung einer Lieferung
- § 18j UStG — Berichtigung im OSS-Verfahren
- § 3 Abs. 1b UStG — unentgeltliche Wertabgabe
Autor: Steuerberater Eike Heidemann · Rechtsstand: aktuell
Fragen zu Retouren und Gutschriften
Kurze Antwort zuerst, Begründung darunter. Rechtsstand: aktuell.
In welchem Zeitraum mindert eine Retoure den Umsatz?
In dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Erstattung an den Kunden erfolgt. Nicht rückwirkend im Zeitraum des ursprünglichen Verkaufs und auch nicht im Zeitraum des Wareneingangs.
Praktisch relevant wird das am Jahreswechsel: Verkauf im Dezember, Erstattung im Januar — Umsatz im alten, Minderung im neuen Jahr.
Welchem Land steht die Minderung zu?
Dem Land, in dem der ursprüngliche Verkauf steuerbar war. Ein über OSS gemeldeter Verkauf nach Österreich wird durch eine österreichische Minderung korrigiert, nicht durch eine deutsche.
Wird das pauschal deutsch gebucht, stehen zwei Meldungen falsch: die deutsche zu niedrig, die OSS-Erklärung zu hoch. Die Beträge gleichen sich nicht aus, weil sie an verschiedene Finanzverwaltungen gehen.
Wie korrigiere ich eine Retoure, die im falschen Land gebucht wurde?
Über eine Berichtigung in einer späteren OSS-Erklärung für das betroffene Quartal und Land, und parallel über eine Korrektur der deutschen Voranmeldung.
Voraussetzung ist, dass sich rekonstruieren lässt, welche Retoure zu welchem Quartal und welchem Steuersatz gehört. Wer nie nach Ländern getrennt hat, hat diese Grundlage nicht — das ist der eigentliche Grund, warum die Trennung von Anfang an stehen sollte.
Was gilt, wenn der Kunde die Ware behalten darf?
Auch dann mindert sich die Bemessungsgrundlage, sobald das Entgelt zurückfließt. Entscheidend ist der Rückfluss des Geldes, nicht der Warenweg.
Ob daneben eine unentgeltliche Wertabgabe vorliegt, hängt vom Einzelfall ab und sollte nicht nebenbei entschieden werden.
Mindert die zurückerstattete Marktplatzgebühr auch den Umsatz?
Nein. Eine erstattete Gebühr mindert Ihren Aufwand, nicht Ihren Umsatz. Beide Positionen gehören getrennt erfasst.
Marktplätze erstatten bei Retouren häufig einen Teil der Verkaufsprovision. Wird das mit der Umsatzminderung vermischt, stimmen Umsatz und Betriebsausgaben beide nicht — siehe Buchhaltung für den Onlineshop.
Brauche ich für jede Retoure eine Rechnungskorrektur?
Gegenüber Privatkunden in aller Regel nicht; die Erstattung ist dokumentiert. Im B2B-Geschäft ist eine Korrektur nötig, weil Ihr Kunde den Vorsteuerabzug entsprechend berichtigen muss.
Und sie muss formgerecht sein: Ist die ursprüngliche Rechnung eine E-Rechnung, teilt die Korrektur dieses Schicksal — siehe E-Rechnung für Onlinehändler.
Stimmen Ihre Retouren?
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Retouren nach Ländern getrennt gebucht werden: Das sieht man einer Auswertung in wenigen Minuten an. Schicken Sie uns eine Erstanfrage.