Buchhaltung für den Onlineshop

Die Buchführung machen wir. Ihr Beitrag ist die Vorerfassung: Belege vollständig und zeitnah, Stammdaten gepflegt, Besonderheiten gekennzeichnet. Je sauberer die ankommt, desto geringer der Aufwand — und danach richtet sich auch der Preis.

Wir halten nichts davon, einem Händler die Buchführung zu überlassen und uns auf die Meldungen zu setzen. Im Onlinehandel entscheidet sich in der Buchung, ob die Meldung stimmt — wer die eine macht, muss die andere verantworten können.

Ihr Teil ist deshalb nicht das Buchen, sondern das Zuliefern. Das klingt nach wenig, ist aber der größte einzelne Kostenfaktor: Zwischen einem Mandanten, dessen Belege monatlich vollständig da sind, und einem, bei dem wir dreimal nachfragen müssen, liegt beim gleichen Umsatz ein Vielfaches an Arbeitszeit.

Deshalb sagen wir Ihnen zu Beginn genau, was wir brauchen, und richten die Wege so ein, dass es Sie möglichst wenig kostet — Schnittstelle statt Sammelmail, automatischer Abruf statt monatlichem Download. Was Sie trotzdem selbst erledigen wollen, nehmen wir aus dem Angebot heraus; dann zahlen Sie es auch nicht.

Sechs Dinge: Belege digital und vollständig, monatlich statt jährlich, Kontoauszüge lückenlos, gepflegte Stammdaten in Shop und Marktplatz, neue Produktgruppen und Kanäle angekündigt, Besonderheiten gekennzeichnet.

Belege digital und vollständig. Über die Schnittstelle oder die App, nicht als Sammelmail im Januar. Fehlt ein Beleg, fehlt die Vorsteuer — und das Suchen kostet mehr als das Hochladen.

Monatlich statt jährlich. Eine Buchführung, die im Takt läuft, findet Fehler, solange sie sich noch reparieren lassen. Eine, die im Januar für das ganze Vorjahr entsteht, findet sie nach der letzten Voranmeldung.

Kontoauszüge lückenlos, für jedes Konto und jeden Zahlungsdienst. Ein fehlender Monat blockiert die Abstimmung des gesamten Verrechnungskontos.

Stammdaten gepflegt. Firmierung, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer müssen in jedem Kanal mit dem Register übereinstimmen — sonst sperrt der Marktplatz das Konto, bevor das Finanzamt überhaupt etwas merkt.

Neue Produktgruppen, Kanäle und Lagerländer sagen Sie uns vorher. Ein neues Sortiment kann in einem Zielland einen anderen Steuersatz haben; ein neues Lagerland löst eine Registrierungspflicht aus. Beides ist vorher eine Frage von Minuten und hinterher von Monaten.

Besonderheiten kennzeichnen. Sammelgutschriften, Gutscheinaktionen, Warenentnahmen für den Privatbereich, Muster und Retourenvernichtung. Kurz markiert, statt uns raten zu lassen.

Am häufigsten diese drei: die Auszahlung des Marktplatzes ist als Umsatz gebucht, Verbringungen in ausländische Lager fehlen vollständig, und Retouren sind pauschal als deutsche Umsatzminderung erfasst.

Der Reihe nach, mit dem, was jeder Fehler kostet:

Auszahlung als Umsatz. Der Umsatz ist zu niedrig, die Gebühren fehlen als Betriebsausgabe, die Vorsteuer daraus wird nicht gezogen, die Reverse-Charge-Meldung unterbleibt. Vier Fehler aus einer Buchung.

Verbringungen fehlen. Sie bringen kein Geld aufs Konto und stehen in keiner Abrechnung. Wo nur mit Auszahlungsdaten gearbeitet wurde, fehlen sie zwangsläufig — und mit ihnen die Frage, ob im Lagerland überhaupt eine Registrierung besteht. Das ist der teuerste Befund von allen.

Retouren pauschal deutsch. Damit stimmen zwei Meldungen gleichzeitig nicht: die deutsche Voranmeldung zu niedrig, die OSS-Erklärung zu hoch.

Dazu kommen regelmäßig: ermäßigte Steuersätze, die für Deutschland richtig und für das Zielland falsch sind; Verrechnungskonten, die nie abgestimmt wurden und auf denen sich über Jahre Differenzen angesammelt haben; und eine fehlende Verfahrensdokumentation.

Das ist ausdrücklich kein Vorwurf an den, der die Bücher geführt hat. Ein Onlinehandel erzeugt Sachverhalte, die in einem normalen Mandantenstamm nicht vorkommen — Verbringungen ohne Zahlungsfluss, Auszahlungen aus fünf Bestandteilen, Steuersätze aus sechs Ländern. Wer sie nicht täglich sieht, kann sie schwer erkennen.

Meistens nicht das Buchen selbst, sondern vier Stellen daneben: das vergessene Reverse-Charge-Verfahren bei Marktplatz- und Werbegebühren, der Umsatz nach Zahlungseingang statt nach Leistungsdatum, der nicht getrennte OSS-Anteil und Belege, die nur im Portal liegen.

Reverse Charge. Amazon, Google und Meta rechnen ohne deutsche Umsatzsteuer ab, weil die Steuer bei Ihnen entsteht. Wird die Buchung vergessen, fehlt sie in der Voranmeldung — wirtschaftlich ein Nullsummenspiel, in der Prüfung trotzdem eine Beanstandung.

Zahlungseingang statt Leistungsdatum. Die Auszahlung kommt Tage bis Wochen nach dem Verkauf. Wer danach bucht, meldet Umsätze im falschen Zeitraum — und um den Jahreswechsel im falschen Jahr.

OSS-Anteil nicht getrennt. Steht der Auslandsumsatz als eine Summe in den Büchern, lässt sich daraus keine OSS-Erklärung erzeugen; die verlangt die Aufteilung je Land und je Steuersatz. Nachträglich ist das Handarbeit.

Belege nur im Portal. Marktplatz- und Werbeabrechnungen werden nicht zugestellt, sondern liegen zum Abruf bereit. Wer sie nicht monatlich holt und ordnungsgemäß archiviert, hat am Jahresende Lücken — und bei E-Rechnungen zusätzlich das Problem, dass ein Ausdruck die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt.

Dazu kommen zwei Dinge, die schleichend passieren: Der Kontenrahmen wächst mit jedem Sonderfall um ein weiteres Konto, bis keine Auswertung mehr aussagekräftig ist. Und die 10.000-EUR-Grenze wird nicht überwacht, weil niemand sie als laufende Kennzahl führt — siehe OSS-Verfahren.

Eigenbuchung scheitert selten am Willen oder an der Software. Sie scheitert daran, dass ein Onlinehandel Sachverhalte erzeugt, die in keinem Buchhaltungskurs vorkommen.

Entscheidend ist nicht das Produkt, sondern dass drei Dinge zusammenpassen: Ihr Shop- oder Warenwirtschaftssystem, ein Aufbereitungsschritt für Marktplatz- und Zahlungsdaten und das Buchhaltungssystem. Wir arbeiten in der DATEV-Umgebung.

Für die Aufbereitung gibt es spezialisierte Anbieter, die Transaktionsdaten je Land und Steuersatz aufbereiten und an die Buchhaltung übergeben. Ob sich das lohnt, hängt an Ihrem Transaktionsvolumen und an der Zahl Ihrer Kanäle.

Bei kleineren Volumina reicht oft eine saubere Importstrecke aus den vorhandenen Exporten. Wir sagen Ihnen offen, ab wann sich ein zusätzliches Werkzeug rechnet und ab wann es nur Kosten sind.

Monatlich. Zusammen mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung erhalten Sie eine Auswertung, die Deckungsbeitrag je Kanal, Gebührenquote und Retourenquote zeigt — nicht nur eine Umsatzsumme.

Der Sinn ist nicht die Pflichterfüllung, sondern die Steuerung. Wer im März sieht, dass die Gebührenquote eines Kanals um zwei Punkte gestiegen ist, kann reagieren. Wer es im Jahresabschluss des Folgejahres sieht, nicht mehr.

Jeder Zahlungsdienst bekommt ein eigenes Verrechnungskonto. Die Einzeltransaktionen laufen darüber, die Auszahlung gleicht es aus, die Gebühren werden getrennt erfasst. Am Monatsende muss jedes dieser Konten aufgehen.

Dieser Abgleich ist der wirksamste Test, den eine E-Commerce-Buchhaltung hat. Bleibt auf einem Verrechnungskonto ein Rest stehen, fehlt irgendwo eine Transaktion, eine Gutschrift oder eine Gebühr.

Deshalb ist die monatliche Abstimmung bei uns kein optionaler Schritt, sondern Teil des Ablaufs.

Als Minderung des ursprünglichen Umsatzes, und zwar in dem Land, in dem dieser Umsatz steuerbar war. Nicht als pauschaler Abzug im Inland und nicht als Aufwand.

Bei hohen Retourenquoten — im Modebereich sind 40 % und mehr nicht ungewöhnlich — entscheidet diese Zuordnung spürbar über die Höhe der Meldungen je Land. Wird sie pauschal gemacht, stimmen die deutsche Voranmeldung und die OSS-Erklärung beide nicht.

Dazu kommt die zeitliche Frage: Die Minderung gehört in den Zeitraum, in dem die Erstattung erfolgt. Bei einem Jahreswechsel dazwischen ist das kein Detail mehr.

Eine Beschreibung, wie Ihre Daten entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden — von der Bestellung über die Schnittstelle bis zur Ablage. Sie ist nach den GoBD gefordert und in einer Prüfung eine der ersten Fragen.

Für einen Onlinehändler ist sie aus einem zweiten Grund nützlich: Sie ist die einzige Stelle, an der der gesamte Datenweg einmal aufgeschrieben steht. Wenn eine Schnittstelle ausfällt oder ein Mitarbeiter wechselt, ist sie das, was Sie haben.

Wir erstellen sie im Rahmen der Einrichtung mit und schreiben sie fort, wenn sich etwas an den Kanälen ändert.

Ja. Nicht gebuchte Zeiträume, offene Voranmeldungen, fehlende OSS-Meldungen und Schätzungsbescheide bereinigen wir strukturiert — mit einer Reihenfolge und einer Aufwandsschätzung, die Sie vorher kennen.

Wichtig ist nur, dass Sie es beim Kennenlerngespräch sagen. Wir setzen dann zuerst die Fristen, die laufend Geld kosten, danach die Vergangenheit in chronologischer Reihenfolge.

Wo Verspätungszuschläge oder Schätzungen im Raum stehen, sprechen wir vorab mit dem Finanzamt. Das nimmt in der Praxis mehr Druck aus der Sache als jede Nachbuchung.