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Shopsysteme und Schnittstellen zur Buchhaltung
Welches System Sie einsetzen, ist für uns zweitrangig. Entscheidend ist, ob es die Daten hergibt, die eine richtige Meldung braucht — und die sind bei jedem System dieselben.
Sechs Angaben je Transaktion, mehr nicht
Ob Shopware, JTL, WooCommerce, Shopify, Billbee, plentymarkets oder ein Marktplatzexport: Wenn diese sechs Angaben je Transaktion vorhanden sind, lässt sich daraus eine richtige Buchhaltung und eine richtige Meldung bauen.
| Angabe | Wofür sie gebraucht wird |
|---|---|
| Datum der Leistung | Zuordnung zum richtigen Meldezeitraum, besonders um den Jahreswechsel. |
| Abgangsland der Ware | Unterscheidet Inlandslieferung, Fernverkauf und Verkauf aus einem Auslandslager. |
| Bestimmungsland | Legt fest, welchem Staat die Steuer zusteht. |
| Status des Kunden | Privatkunde oder Unternehmen mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — zwei völlig verschiedene Behandlungen. |
| Steuersatz und Betrag | Getrennt je Satz, damit die Meldung je Land und Satz aufgeschlüsselt werden kann. |
| Bezug zur Auszahlung | Verknüpft die Transaktion mit der Zahlung — die Grundlage jeder Abstimmung. |
Wonach Sie ein System beurteilen sollten: nicht danach, ob es „DATEV-Export“ auf der Funktionsliste stehen hat, sondern danach, ob der Export diese sechs Angaben enthält. Ein Export, der nur Summen liefert, erzeugt Arbeit statt sie zu ersparen.
Und was Handarbeit bleibt
Wir sagen Ihnen vorher, welcher Teil dauerhaft Aufwand bleibt. Das gehört zu einem ehrlichen Angebot dazu.
Läuft automatisch
Import der Transaktionen, Zuordnung zu Erlöskonten je Land und Satz, Verbuchung der Gebühren, Ausgleich der Verrechnungskonten, Erzeugung der Meldedaten für Voranmeldung und OSS.
Bleibt Handarbeit
Neue Produktgruppen mit unklarer Satzzuordnung, Sonderfälle bei Gutscheinen und Rabatten, Korrekturen aus Vorzeiträumen, jede Änderung an Kanälen oder Lagerländern — und die monatliche Durchsicht der Abstimmungsdifferenzen.
Als grobe Orientierung: Bei einem eingerichteten System mit zwei bis drei Kanälen bleibt der laufende Prüf- und Korrekturaufwand überschaubar. Er verschwindet aber nie ganz, und jeder, der das verspricht, hat entweder ein sehr einfaches Geschäft vor Augen oder verschweigt etwas.
Häufige Fragen zu Systemen und Schnittstellen
Kurze Antwort zuerst, Begründung darunter. Rechtsstand: aktuell.
Mit welchen Systemen arbeiten Sie?
Mit allen gängigen — Shopware, JTL, WooCommerce, Shopify, plentymarkets, Billbee und den üblichen Marktplatzexporten. Gebucht wird bei uns in der DATEV-Umgebung; entscheidend ist die Strecke dazwischen.
Wir verlangen von Ihnen keinen Systemwechsel. Wenn ein System die nötigen Daten nicht hergibt, sagen wir das — und beschreiben, was dann an Mehraufwand entsteht, damit Sie entscheiden können.
Muss ich mein Shopsystem wechseln, wenn ich zu Ihnen komme?
Nein. Wir richten uns nach Ihrem System, nicht umgekehrt. Ein Wechsel kommt nur infrage, wenn das vorhandene System die Daten für richtige Meldungen strukturell nicht liefert — und auch dann ist es Ihre Entscheidung.
In der Praxis ist ein Systemwechsel selten nötig. Häufiger ist, dass ein vorhandener Export nicht konfiguriert ist oder ein Zwischenschritt fehlt.
Wer richtet die Schnittstelle ein?
Wir übernehmen die buchhalterische Seite: Kontenrahmen, Buchungsregeln, Importstrecke, Abstimmung. Die technische Einrichtung im Shop selbst macht in der Regel Ihre Agentur oder Ihr Entwickler — wir sagen genau, was gebraucht wird.
Diese Aufteilung hat sich bewährt: Wir wissen, welche Daten die Buchhaltung braucht, Ihre Agentur weiß, wo sie im System stehen. Ein gemeinsamer Termin von einer Stunde ersetzt meistens wochenlangen Schriftwechsel.
Verkaufe ich über eBay, brauche ich etwas anderes?
Nein, die Logik ist dieselbe. eBay liefert Transaktions- und Abrechnungsdaten wie andere Marktplätze auch; zu klären sind dieselben sechs Angaben und dieselbe Zusammenführung mit Ihren übrigen Kanälen.
Was hinzukommt, ist die Frage der Stammdaten: Auch eBay prüft Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und meldet Ihre Verkaufszahlen. Mehr dazu unter Marktplatzhaftung und Meldepflichten.
Welches System setzen Sie ein?
Nennen Sie es uns in der Erstanfrage, zusammen mit Ihren Kanälen. Wir sagen Ihnen, was sich damit automatisieren lässt.