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E-Rechnung für Onlinehändler
Für den Onlinehandel ist die E-Rechnung kein großes Thema — aber ein unterschätztes. Ihre Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen. Ihre Eingangsrechnungen sind es nicht.
Die Empfangspflicht ist die Stufe, die übersehen wird
Sie gilt bereits, sie verlangt keine Software, und genau deshalb hat sie kaum jemand bewusst umgesetzt. Verlangt wird zweierlei: Sie müssen eine E-Rechnung entgegennehmen können — ein E-Mail-Postfach genügt — und Sie müssen sie im Originalformat aufbewahren.
Das zweite ist der Haken. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Wer sie ausdruckt oder als PDF-Ansicht ablegt und die Originaldatei wegwirft, hat sie nicht ordnungsgemäß aufbewahrt — auch wenn optisch alles vorhanden scheint.
Für einen Onlinehändler sind das schnell einige hundert Eingangsrechnungen im Jahr: Wareneinkauf, Verpackung, Fulfillment, Werbung, Software. Nicht alle davon werden als E-Rechnung kommen, aber ein wachsender Teil.
Drei Dinge, die jetzt zu klären sind
Ein Postfach, das alle kennen und das nicht am privaten Posteingang einer Person hängt — etwa rechnung@ihre-domain.de.
Ein Ablageweg, der die XML-Datei unverändert behält. In der Regel über das Buchhaltungssystem, nicht über einen Ordner auf dem Notebook.
Eine Ansage an Ihre Lieferanten, an welche Adresse E-Rechnungen gehen. Das erspart die Suche, wenn später eine fehlt.
Wen Sie im Onlinehandel überhaupt elektronisch berechnen müssen
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für den typischen Onlinehändler ist das ein kleiner Teil des Geschäfts — aber selten null.
| Konstellation | E-Rechnung nötig? |
|---|---|
| Verkauf an eine Privatperson in Deutschland | Nein. B2C ist dauerhaft ausgenommen. |
| Verkauf an ein Unternehmen in Deutschland, etwa über einen B2B-Shop oder Amazon Business | Ja, sobald die Versandpflicht Sie erreicht — abhängig von Ihrem Vorjahresumsatz. |
| Verkauf an einen Kunden im EU-Ausland | Nein, nicht nach den deutschen Regeln. Andere Staaten haben eigene Vorgaben, die davon abweichen. |
| Gutschriften und Retouren im B2B | Ja, sie teilen das Schicksal der zugrunde liegenden Rechnung. |
| Kleinbetragsrechnungen | Für sie gelten Erleichterungen. Die genaue Reichweite bitte im Einzelfall prüfen. |
Praktisch heißt das für die meisten Händler: Die Versandpflicht ist überschaubar, weil das Geschäft ganz überwiegend B2C ist. Wer aber einen B2B-Kanal betreibt — und sei es nur über Amazon Business —, braucht dafür rechtzeitig einen Weg, der strukturierte Rechnungen erzeugt.
Der Punkt, an dem es Geld kostet: Wenn eine Eingangsrechnung die Anforderungen nicht erfüllt und deshalb der Vorsteuerabzug in Frage steht. Deshalb ist die Empfangs- und Ablageseite wichtiger als die Versandseite — sie betrifft jeden Euro Vorsteuer, den Sie ziehen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung im Onlinehandel
Kurze Antwort zuerst, Begründung darunter. Rechtsstand: aktuell.
Muss ich meinen Kunden im Onlineshop jetzt E-Rechnungen schicken?
Nein, wenn Sie an Privatpersonen verkaufen. Rechnungen an Endverbraucher sind von der Pflicht dauerhaft ausgenommen; Ihre bisherige PDF- oder Papierrechnung bleibt zulässig.
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für einen reinen B2C-Shop ändert sich auf der Ausgangsseite deshalb gar nichts.
Auf der Eingangsseite ändert sich dagegen einiges — und das gilt für jeden Unternehmer, auch für den reinen B2C-Händler.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen — in Deutschland vor allem XRechnung oder ZUGFeRD ab der vorgeschriebenen Mindestversion.
Der Unterschied liegt darin, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar sind und nicht nur als Bild vorliegen. ZUGFeRD kombiniert beides: ein sichtbares PDF mit eingebetteter XML-Datei. XRechnung ist reines XML ohne Ansicht.
Für Sie als Empfänger ist wichtig: Bei einem ZUGFeRD-Dokument ist die eingebettete Datei der maßgebliche Teil. Wer das PDF neu erzeugt oder ausdruckt und einscannt, verliert sie.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Gestaffelt nach Vorjahresumsatz: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 EUR, ab 2028 für alle inländischen Unternehmen — jeweils nur für Umsätze an andere inländische Unternehmen.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht der B2B-Anteil. Ein Händler mit 3 Mio. EUR B2C-Umsatz und 20.000 EUR B2B-Umsatz fällt also bereits in die erste Stufe — für seine 20.000 EUR.
Weil die eigene Umsatzgröße den Zeitpunkt bestimmt, lohnt sich ein kurzer Blick in die Zahlen des Vorjahres. Wer knapp unter der Grenze liegt und wächst, sollte nicht bis zum Stichtag warten.
Was mache ich mit Rechnungen von Amazon, Google oder Meta?
Behandeln Sie sie wie jede andere Eingangsrechnung: im Originalformat herunterladen, unverändert ablegen, in der Buchhaltung erfassen. Bei ausländischen Anbietern kommt regelmäßig das Reverse-Charge-Verfahren hinzu.
Diese Abrechnungen werden selten per E-Mail zugestellt, sondern liegen im jeweiligen Portal zum Abruf bereit. Das ist zulässig, verlagert die Arbeit aber zu Ihnen: Niemand erinnert Sie daran, sie zu holen.
Für die laufende Buchhaltung richten wir deshalb, wo möglich, einen automatischen Abruf ein. Wo das nicht geht, gehört der monatliche Download auf eine Checkliste — sonst fehlt am Jahresende ein Posten, den niemand vermisst hat.
Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Im ursprünglichen strukturierten Format, unverändert und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Ein Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF-Ansicht genügt nicht.
Praktisch heißt das: Die XML-Datei muss erhalten bleiben und auffindbar sein. In einem Buchhaltungssystem mit Belegarchiv ist das mitgelöst; in einem Ordner auf einem Notebook in aller Regel nicht.
Wenn Sie heute noch mit lokalen Ordnern arbeiten, ist das der Anlass, das zu ändern. Der Aufwand ist einmalig, das Risiko wäre dauerhaft.
Brauche ich dafür neue Software?
Für den Empfang nicht zwingend — ein Postfach und ein ordentliches Belegarchiv genügen. Für den Versand brauchen Sie ein System, das strukturierte Rechnungen erzeugt, sobald die Pflicht Sie erreicht.
Viele Shop- und Warenwirtschaftssysteme können das inzwischen oder kündigen es an. Prüfen Sie das bei Ihrem System, bevor Sie eine zusätzliche Lösung kaufen — häufig ist die Funktion vorhanden und nur nicht aktiviert.
Welche Wege sich mit Ihrem konkreten System anbieten, sehen wir uns gern an: Shopware, JTL und WooCommerce oder Shopify.
Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?
Auf der Versandseite kann eine nicht formgerechte Rechnung beanstandet werden; auf der Eingangsseite steht der Vorsteuerabzug im Raum, wenn die Rechnung die Anforderungen nicht erfüllt oder nicht ordnungsgemäß aufbewahrt wurde.
Der zweite Punkt ist der teurere. Vorsteuer ist bei einem Onlinehändler ein erheblicher Posten — Wareneinkauf, Fulfillment, Werbung —, und er fällt in einer Prüfung als Erstes auf.
Deshalb unsere Reihenfolge: zuerst Empfang und Ablage sauber aufsetzen, dann die Versandseite rechtzeitig vor dem für Sie geltenden Stichtag.
Wir sehen uns Ihren Rechnungseingang an
Postfach, Ablage, Vorsteuer: Schicken Sie uns eine Erstanfrage, wenn Sie wissen wollen, ob Ihr Rechnungseingang die Anforderungen heute schon erfüllt.