ZUGFeRD für alle: Wie Onlinehändler die E-Rechnung mit JTL, Amazon, easybill und Billbee lösen

Wer einen Onlineshop betreibt, hat in den letzten zwei Jahren viele Mails mit der Betreffzeile „E-Rechnung: Handeln Sie jetzt!“ bekommen. Von Softwareanbietern, von Marktplätzen, von Banken. Der Ton ist alarmierend, die Botschaft fast immer dieselbe: Ab 2027 geht ohne XRechnung oder ZUGFeRD nichts mehr. Für den typischen Onlinehändler ist das in dieser Pauschalität falsch. Wer überwiegend an Privatkunden verkauft, wird von der Ausstellungspflicht nur am Rand berührt. Und für die wenigen Bestellungen, die tatsächlich betroffen sind, greift oft noch eine zweite Ausnahme: die Kleinbetragsgrenze von 250 Euro.

Das heißt nicht, dass das Thema erledigt ist. Es heißt, dass die Frage anders gestellt werden muss. Nicht „Wie stelle ich meinen Shop auf E-Rechnung um?“, sondern „Welche meiner Bestellungen brauchen eine E-Rechnung, wie erkenne ich sie, und was passiert auf der Eingangsseite?“ Auf der Eingangsseite nämlich, bei Lieferanten, Agenturen, Software und Verpackung, ist die Pflicht längst Realität. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 werden die großen Lieferanten sie auch tatsächlich schicken. Wer dann noch ein PDF erwartet, hat ein Archivierungs- und bald ein Vorsteuerproblem.

Dieser Beitrag sortiert das Thema für Onlinehändler: erst die Rechtslage mit ihren Fristen und Ausnahmen (die Grundlagen stehen ausführlicher auf unserer Seite E-Rechnung für Onlinehändler), dann die Frage, die im Onlinehandel wirklich schwierig ist – die Abgrenzung zwischen Privat- und Geschäftskunden –, dann die Eingangsseite. Zum Schluss ein Blick darauf, wie vier verbreitete Systeme das Thema gelöst haben: JTL-Wawi, der Amazon-Umsatzsteuer-Berechnungsservice, easybill und Billbee. Keine Klick-Anleitung, sondern eine Einordnung, ob und wie weit die jeweilige Lösung trägt. Rechtsstand: Oktober 2026.

Ein Hinweis vorab: Wir beraten als Kanzlei in Löhne seit Jahren Onlinehändler mit Amazon-, Shopify- und JTL-Setups. Die Beispiele in diesem Beitrag sind aus dieser Praxis, die Namen erfunden.

Was eine E-Rechnung ist – und was nur so heißt

Seit dem 1. Januar 2025 kennt das Umsatzsteuergesetz nur noch zwei Arten von Rechnungen. Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Alles andere – Papier, ein normales PDF, eine JPG-Datei, eine E-Mail mit den Rechnungsdaten im Text – ist eine „sonstige Rechnung“.

Der Punkt, an dem viele Händler stolpern: Das PDF, das der Shop seit zehn Jahren automatisch verschickt, ist keine E-Rechnung. Es ist elektronisch, aber nicht strukturiert. Eine Maschine kann es nicht lesen, ohne zu raten. Genau das soll die E-Rechnung ändern: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Leistungsdatum und Bankverbindung stehen in einer XML-Datei in festgelegten Feldern, so dass die Buchhaltungssoftware des Empfängers sie ohne Texterkennung übernimmt.

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt. XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ein Mensch sieht darin ohne Hilfsprogramm nur Code. Sie stammt aus dem Verkehr mit Behörden und wird dort seit 2020 verlangt. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein ganz normales PDF, in das dieselbe XML eingebettet ist. Der Kunde öffnet es wie bisher, seine Software liest den unsichtbaren Anhang. Für den Onlinehandel ist ZUGFeRD deshalb das Format der Wahl – der Privatkunde merkt nichts, der Geschäftskunde bekommt, was er braucht, und der Händler muss nicht je Bestellung entscheiden. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den abgespeckten Profilen MINIMUM und BASIC-WL, weil dort Pflichtangaben fehlen. Rechtlich maßgeblich ist bei einem Hybridformat der XML-Teil; da die gängigen Systeme PDF und XML aus denselben Daten erzeugen, ist das in der Praxis kein Thema, auf das man Aufwand verwenden müsste.

EDI-Verfahren, wie sie zwischen großen Händlern und Lieferanten laufen, bleiben möglich, wenn aus ihnen die Pflichtangaben richtig und vollständig extrahiert werden können. Alte EDI-Formate, die das nicht leisten, dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 weiterlaufen. Für den normalen Onlinehändler spielt das keine Rolle, für den, der große Handelsketten beliefert, schon.

Ein letzter Begriff, der häufig verwechselt wird: Die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, hat nichts mit einem Meldesystem zu tun. Das Finanzamt bekommt die Rechnung nicht. Ein solches Meldesystem ist auf EU-Ebene beschlossen (ViDA) und kommt in Deutschland frühestens 2030. Die E-Rechnung ist die technische Vorstufe dazu, mehr nicht.

Der Zeitplan: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 oder 2028

Die Pflicht ist gestaffelt, und die Staffelung wird in der Praxis ständig durcheinandergebracht. Deshalb der Reihe nach.

Ein Amazon-Händler mit 1,2 Millionen Euro Umsatz, davon 97 Prozent an Privatkunden, ist ab 2027 pflichtig. Betroffen sind dann zwar nur die drei Prozent Geschäftskunden, aber für die gilt es ohne Wenn und Aber.

Was in keiner Stufe erfasst ist, weil es gar nicht unter die Pflicht fällt: Rechnungen an Privatpersonen (dazu gleich ausführlich); Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 Satz 4 UStDV); Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV); Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind – etwa Finanz- und Versicherungsumsätze, Vermietung, Heilbehandlung; Rechnungen, die ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausstellt (§ 34a Satz 4 UStDV, seit 2025; empfangen muss auch er können); und Rechnungen, bei denen leistender Unternehmer oder Leistungsempfänger nicht im Inland ansässig sind.

Für Onlinehändler ist die Kleinbetragsgrenze die wichtigste Ausnahme. Der durchschnittliche Warenkorb liegt in den meisten Sortimenten deutlich unter 250 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung darf weiterhin als PDF verschickt werden – auch an einen Geschäftskunden, auch 2028. Die Grenze gilt pro Rechnung, nicht pro Kunde, und sie meint den Bruttobetrag einschließlich Versandkosten. Wer also Sammelrechnungen für einen Firmenkunden schreibt, verliert die Ausnahme unter Umständen dort, wo er sie bei Einzelrechnungen hätte.

Die Grenze von 800.000 Euro verleitet zu einer Fehleinschätzung: Wer 2026 knapp darunter liegt, hat nicht ein Jahr länger Zeit für alles, sondern ein Jahr länger Zeit für die Ausstellung. Empfangen und archivieren muss er schon jetzt. Und die Großhändler, Versanddienstleister und Agenturen, die ihn beliefern, liegen meist über der Grenze. Ab Januar 2027 kommen deren Rechnungen als XML, ob er will oder nicht.

Privat oder Geschäft? Die Frage, die im Onlinehandel wirklich schwer ist

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Im stationären B2B-Geschäft ist das einfach: Man kennt seine Kunden. Im Onlinehandel ist es die eigentliche Schwierigkeit. Der Shop weiß im Zweifel nicht, ob hinter einer Bestellung ein Verbraucher steht, ein Selbständiger, der privat bestellt, oder eine GmbH, die Büromaterial ordert. Vier Konstellationen begegnen uns immer wieder.

Die Gastbestellung mit Firmenanschrift. Jemand bestellt ohne Kundenkonto, gibt als Lieferadresse „Müller Elektrotechnik GmbH, z. Hd. Herrn Müller“ an und zahlt per PayPal. Ist das B2B? Entscheidend ist nicht die Adresse, sondern ob der Empfänger Unternehmer ist und für sein Unternehmen bestellt. Das kann der Händler nicht prüfen. Die Finanzverwaltung hilft an dieser Stelle: Der Rechnungsaussteller darf sich grundsätzlich auf die Angaben des Kunden verlassen. Gibt der Kunde keine Unternehmereigenschaft zu erkennen – keine USt-IdNr., keine ausdrückliche Bestellung als Unternehmen –, darf der Händler ihn wie einen Verbraucher behandeln. Die Firmenanschrift allein macht noch keine B2B-Bestellung. Praktisch empfehlen wir trotzdem, im Checkout ein Feld „Ich bestelle als Unternehmen“ anzubieten und Firmenname und USt-IdNr. abzufragen; wie das in den gängigen Shopsystemen aussieht, ist ein eigenes Thema.

Die USt-IdNr. im Kundenkonto. Hat der Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt, ist die Sache klar: Er tritt als Unternehmer auf. Wer eine deutsche USt-IdNr. angibt, sitzt im Inland – die E-Rechnungspflicht greift ab dem jeweiligen Stichtag, sofern die Rechnung über 250 Euro liegt. Alle drei hier besprochenen Warenwirtschaften knüpfen ihre E-Rechnungslogik an genau dieses Feld oder an eine darauf aufbauende Kundengruppe.

Amazon Business. Hier ist die Unternehmereigenschaft des Käufers durch Amazon verifiziert, und der Händler sieht in Seller Central, dass es sich um eine Business-Bestellung handelt. Die Schwierigkeit liegt woanders: Wer stellt die Rechnung aus? Bei Teilnehmern am Umsatzsteuer-Berechnungsservice erzeugt Amazon die Rechnung im Namen des Händlers, bei allen anderen muss der Händler sie innerhalb eines Tages hochladen. In beiden Fällen bleibt der Händler der Rechnungsaussteller im umsatzsteuerlichen Sinn – und damit derjenige, der die E-Rechnungspflicht erfüllen muss. Dazu unten im Abschnitt zu Amazon.

Der Firmenkunde, der sich nachträglich meldet. Ein Kunde bestellt als Privatperson, bekommt eine PDF-Rechnung und schreibt zwei Wochen später: „Können Sie die Rechnung bitte auf meine Firma ausstellen, am besten als XRechnung?“ Steuerlich war der Umsatz von Anfang an ein B2B-Umsatz, wenn der Kunde tatsächlich für sein Unternehmen bestellt hat. Ab dem Stichtag ist dann eine E-Rechnung geschuldet; die PDF-Rechnung wird storniert und neu ausgestellt. Das klingt nach Kleinkram, ist aber ein Prozessthema: Die Warenwirtschaft muss das Storno sauber abbilden und die neue Rechnung mit Bezug auf die alte erzeugen. Bei Marktplatzbestellungen muss die neue Rechnung außerdem wieder hochgeladen werden.

Drei weitere Punkte gehören in diese Abgrenzung.

Juristische Personen, die keine Unternehmer sind – ein Sportverein ohne wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, eine Behörde, die privat beschafft – sind keine „anderen Unternehmer“. Hier besteht zwar eine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen, aber keine Pflicht zur E-Rechnung. Behörden verlangen allerdings seit 2020 aus eigenen Gründen die XRechnung; das ist Vergaberecht, nicht Umsatzsteuerrecht.

Ausländische Geschäftskunden fallen aus der Pflicht heraus, weil beide Beteiligte im Inland ansässig sein müssen. Die innergemeinschaftliche Lieferung an einen österreichischen Unternehmer braucht keine E-Rechnung nach deutschem Recht. Umgekehrt gilt: Liefert der deutsche Händler aus einem polnischen Amazon-Lager an einen deutschen Geschäftskunden, ist das kein im Inland steuerbarer Umsatz, sondern eine innergemeinschaftliche Lieferung aus Polen – und Polen hat seit 2026 sein eigenes E-Rechnungssystem (KSeF). Wer PAN-EU oder CEE nutzt, sollte das im Blick haben; es ist ein eigenes Thema.

Die Eingangsseite: Hier ist die Pflicht schon da

Während die Ausstellungspflicht für die meisten Onlinehändler ein Randthema bleibt, ist die Eingangsseite ab 2027 Alltag. Der Wareneinkauf beim deutschen Großhändler, die Agentur für die Produktfotos, der Verpackungslieferant, der Steuerberater, der Fulfillment-Dienstleister in Deutschland, die Versandsoftware – alles inländische Unternehmer, die ab 2027 (bei mehr als 800.000 Euro Umsatz) oder spätestens 2028 E-Rechnungen schicken müssen. Viele tun es schon heute, weil ihre Systeme es können.

Was ankommt, ist nicht einheitlich. Der eine schickt ein ZUGFeRD-PDF, das aussieht wie immer. Der nächste eine XRechnung als nackte XML-Datei, die sich im Mailprogramm nicht öffnen lässt. Der dritte beides, PDF und XML als getrennte Anhänge. Und bei allen gilt: Maßgeblich ist das XML. Wer nur das PDF abheftet und das XML löscht, hat die Rechnung nicht aufbewahrt.

Plattformgebühren sind ein Sonderfall. Die Gebührenabrechnungen von Amazon kommen von Amazon Services Europe S.à r.l. in Luxemburg. Der Aussteller ist nicht im Inland ansässig, die Leistung unterliegt dem Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Eine E-Rechnung nach deutschem Recht schuldet Amazon dafür nicht. Das Gleiche gilt für andere Plattformen und Dienste mit Sitz im EU-Ausland – Meta-Werbung aus Irland, Shopify aus Irland, Google Ads aus Irland. Diese Rechnungen bleiben, was sie sind, und werden wie bisher mit Steuerschuldumkehr gebucht (mehr dazu im Beitrag zu Zahlungsdienstleistern und Marktplatzgebühren). Welche Plattformen eine deutsche Gesellschaft als Vertragspartner einsetzen, ändert sich allerdings; das sollte je Plattform einmal geprüft werden.

Archivierung ist der Punkt, an dem es ernst wird. Eine E-Rechnung ist nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren – und zwar in ihrem strukturierten Teil, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck genügt nicht, ein Screenshot nicht, ein in ein PDF umgewandeltes XML nicht. Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv: Es ist nicht revisionssicher, Mails werden gelöscht oder verschoben, und beim Anbieterwechsel ist alles weg. Benötigt wird ein System, das die Originaldatei unverändert ablegt, den Zugriff protokolliert und das XML bei Bedarf lesbar machen kann – in der Praxis DATEV Unternehmen online, ein Dokumentenmanagementsystem oder die Belegerfassung der Buchhaltungssoftware. Für Händler, die ihre Belege ohnehin digital an die Kanzlei übergeben, ändert sich am Weg wenig: Die XML-Datei geht denselben Weg wie bisher das PDF. Geändert hat sich, dass sie nicht mehr weggelassen werden darf. Wie die Buchhaltung für den Onlineshop insgesamt aufgesetzt sein sollte, steht auf der Leistungsseite.

Vorsteuerabzug. Wer ab dem Stichtag für einen Umsatz eine E-Rechnung bekommen müsste, aber nur ein PDF erhält, hat keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Vorsteuerabzug ist dann grundsätzlich gefährdet. Die Finanzverwaltung lässt Raum: Die Rechnung kann durch eine E-Rechnung berichtigt werden, und zwar mit Wirkung für den ursprünglichen Zeitraum; außerdem kann der Vorsteuerabzug anhand objektiver Nachweise gewährt werden, wenn der Finanzverwaltung alle Angaben vorliegen. Verlassen sollte man sich darauf nicht. Der sauberere Weg: Lieferanten, die ab 2027 noch PDFs schicken, ansprechen und eine E-Rechnung anfordern.

Prüfen, nicht nur ablegen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Verantwortung des Empfängers geschärft. Eine E-Rechnung, deren XML formale Fehler hat – falsche Syntax, verletzte Geschäftsregeln, Steuerbetrag passt nicht zum Steuersatz –, ist keine ordnungsgemäße E-Rechnung. Eine allgemeine Pflicht, jede eingehende Rechnung durch einen Validator zu schicken, gibt es nicht; wer es aber tut und den Prüfbericht aufbewahrt, hat einen Nachweis, dass er seine Sorgfaltspflicht erfüllt hat. Die gängigen Buchhaltungs- und Kanzleisysteme validieren inzwischen automatisch beim Import. Für den Händler heißt das: Rechnungen, die mit Fehlermeldung ankommen, nicht einfach bezahlen, sondern beim Lieferanten reklamieren. Inhaltliche Fehler – falsche Adresse, falsches Leistungsdatum – findet kein Validator; die muss weiterhin ein Mensch prüfen.

Wie die Systeme es lösen: JTL-Wawi, Amazon, easybill, Billbee

Die Softwareanbieter haben das Thema unterschiedlich schnell und unterschiedlich tief umgesetzt. Was folgt, ist keine Einrichtungsanleitung, sondern eine Einordnung: Kann das System E-Rechnungen erzeugen, wie entscheidet es, wer eine bekommt, und wo sind die Lücken? Stand ist das, was die Anbieter selbst dokumentieren. Softwareversionen ändern sich; vor einer Entscheidung lohnt der Blick in die jeweils aktuelle Hilfe.

JTL-Wawi

JTL-Wawi erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 1.11 und XRechnungen über eine Exportvorlage für XRechnung 3.0. Voraussetzung sind in beiden Fällen die Vorlagen der neuen Generation („Ausgabe 2.0“); wer noch mit alten Druckvorlagen arbeitet, muss zuerst umstellen. Die ZUGFeRD-PDF ersetzt beim Mailversand die normale Rechnungs-PDF, die XRechnung hängt als zusätzliche XML-Datei an der Mail.

Die Steuerung, welcher Kunde welches Format bekommt, läuft über die Kundengruppe: Die Vorlage wird auf eine oder mehrere Kundengruppen eingeschränkt, so dass etwa die Gruppe „Händler“ ZUGFeRD erhält und „Endkunden“ das gewohnte PDF. Das setzt voraus, dass die Kundengruppen gepflegt sind – bei Marktplatzaufträgen, die automatisch angelegt werden, ist das häufig nicht der Fall. Eine automatische Erkennung anhand der USt-IdNr. dokumentiert JTL nicht. Einfacher ist es, die ZUGFeRD-Vorlage gar nicht einzuschränken.

JTL bringt einen eigenen Validator mit. Das ist nützlich, weil die häufigsten Fehler nicht in der Software liegen, sondern in den Firmendaten: fehlende IBAN, fehlende BIC, fehlende Telefonnummer, fehlende Steuernummer. Die XRechnung verlangt diese Angaben zwingend, und JTL zieht sie aus den Firmen-Einstellungen. Fehlt beim Kunden die E-Mail-Adresse oder die Postleitzahl, lässt sich die E-Rechnung nicht nachträglich korrigieren, sondern muss storniert und neu ausgestellt werden.

Die Lücke liegt auf der Eingangsseite. Einen Import von ZUGFeRD- oder XRechnungen als Eingangsrechnung bietet JTL-Wawi nach eigener Aussage im Forum (Mai 2025) nicht an; das Thema soll mit einer Überarbeitung des Einkaufsmoduls kommen. JTL-Nutzer brauchen für Lieferantenrechnungen also weiterhin einen eigenen Weg in die Buchhaltung, typischerweise über DATEV Unternehmen online oder die Kanzlei.

Amazon-Umsatzsteuer-Berechnungsservice

Amazon ist der Fall, bei dem am meisten durcheinandergeht, weil drei Dinge zusammenfallen: Amazon als Verkäufer eigener Ware, Amazon als Rechnungsersteller für Marketplace-Händler und Amazon als Gebührenaussteller.

Für Amazon-Business-Kunden hat Amazon im Mai 2026 die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD eingeführt; wer bis Ende 2026 nichts auswählt, soll automatisch auf ZUGFeRD umgestellt werden. Das betrifft nach der Mitteilung von Amazon Business zunächst die Rechnungen, die Amazon ausstellt. Ob und ab wann der Umsatzsteuer-Berechnungsservice die Rechnungen, die er im Namen von Marketplace-Händlern erzeugt, ebenfalls als E-Rechnung ausgibt, ist in den öffentlich zugänglichen Informationen nicht eindeutig; Drittanbieter berichten, dass der Service für deutsche B2B-Kunden bislang keine garantierte ZUGFeRD- oder XRechnungsausgabe liefert. Händler, die am Service teilnehmen, sollten das in Seller Central prüfen und nicht annehmen, dass es automatisch erledigt ist. Denn umsatzsteuerlich ist der Händler der Rechnungsaussteller, nicht Amazon. Erfüllt die von Amazon erzeugte Rechnung die E-Rechnungsanforderungen nicht, ist das sein Problem.

Für Händler, die ihre Rechnungen selbst erzeugen und über den Rechnungs-Uploader hochladen, ist die Lage klarer: Sie können eine ZUGFeRD-PDF hochladen, weil Amazon die PDF-Hülle verarbeitet und der Kunde sie herunterlädt. Das ist der Weg, den easybill und Billbee gehen. Eine reine XRechnung lässt sich auf diesem Weg nicht sinnvoll bereitstellen.

Zwei Einschränkungen nennt Amazon selbst: Die Einkaufskonsolidierung, bei der ein Business-Kunde periodische Sammelrechnungen erhält, ist mit den neuen Formaten nicht verfügbar; jede Rechnung wird je Einkauf ausgestellt. Und während der Umstellung kann es vorkommen, dass Kunden ihre Rechnung nicht sofort bei Lieferung erhalten. Beides ist für den Händler nur mittelbar relevant, führt aber zu Rückfragen. Die Gebührenseite ist, wie oben beschrieben, kein E-Rechnungsthema: Amazon rechnet aus Luxemburg ab, Reverse Charge, keine deutsche E-Rechnungspflicht. Was sonst bei Amazon FBA steuerlich zu beachten ist, steht auf der Leistungsseite.

easybill

easybill ist unter den vier Systemen das, das am weitesten geht. Unterstützt werden XRechnung 3.0.2 sowie ZUGFeRD 2.5 in den Profilen EN 16931 und EXTENDED, dazu ältere Versionen für Empfänger, die noch nicht umgestellt haben. Die Marktplatz- und Shopanbindung (easybill Connect) importiert Bestellungen von Amazon, eBay, Shopify, Otto, Kaufland und weiteren Plattformen und erzeugt daraus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine – wahlweise als PDF oder als ZUGFeRD. Für Amazon werden FBA, FBM, PAN-EU sowie die Teilnahme am Umsatzsteuer-Berechnungsservice und dessen Lite-Variante abgedeckt; der Upload zu Amazon, Kaufland und Mirakl-Marktplätzen erfolgt automatisch mit Statusrückmeldung.

Auf der Eingangsseite kann easybill E-Rechnungen in beiden Formaten empfangen, und die Belege gehen über den DATEV-Datenservice direkt an die Kanzlei. Das ist für kleinere Händler ohne eigenes Dokumentenmanagement ein brauchbarer Archivweg – vorausgesetzt, die Archivierung ist im Tarif enthalten und die XML-Originale werden tatsächlich mit übertragen.

Was easybill nicht dokumentiert, ist eine automatische Formatwahl anhand der USt-IdNr. Ob ein Kunde ZUGFeRD oder PDF bekommt, hängt an den Einstellungen des Nutzers. Die pragmatische Lösung ist auch hier: alle Rechnungen als ZUGFeRD. E-Rechnungen sind laut Anbieter in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen; die Marktplatzanbindung ist tarifabhängig.

Billbee

Billbee setzt ausschließlich auf ZUGFeRD; XRechnung ist nicht vorgesehen. Die E-Rechnung wird im Rechnungslayout per Schalter aktiviert, danach erzeugt jede automatisch erstellte Rechnung ein ZUGFeRD-PDF. Für die E-Rechnung verlangt Billbee eigene Pflichtangaben im Layout: Name, Adresse, USt-IdNr., IBAN, E-Mail und Telefonnummer. Wer mehrere Unternehmen über ein Konto abrechnet, braucht je Firma ein eigenes Layout.

Die B2B/B2C-Trennung ist in Billbee sauber gelöst, wenn man sie nutzen will: Die Bedingung „Geschäftsart einschränken“ in den Automatisierungsregeln prüft, ob in der Bestellung oder beim Kunden eine USt-IdNr. hinterlegt ist, und steuert darüber, welches Rechnungslayout greift. Damit kann der Händler Geschäftskunden ein ZUGFeRD-PDF und Privatkunden ein normales PDF schicken – oder, einfacher, allen ZUGFeRD. Ob die USt-IdNr. vor der Einstufung geprüft wird, dokumentiert Billbee nicht; ein Kunde, der im Checkout irgendetwas in das Feld tippt, wird als B2B behandelt.

Zwei Einschränkungen sind erwähnenswert. Eine E-Rechnung kann nur je Einzelrechnung erzeugt werden; der Sammel-PDF-Download mehrerer Rechnungen erzeugt kein gültiges ZUGFeRD. Und auf der Eingangsseite bietet Billbee nichts – es ist ein Auftrags- und Rechnungssystem, kein Buchhaltungsprogramm. Lieferantenrechnungen laufen am System vorbei. Der DATEV-Erlösexport überträgt Buchungssätze, nicht die ZUGFeRD-Dateien; die Ausgangsrechnungen selbst müssen auf anderem Weg archiviert werden.

Was die vier gemeinsam haben

Alle vier Systeme erzeugen E-Rechnungen, aber keines entscheidet von sich aus zuverlässig, ob eine Bestellung B2B ist. Die Entscheidung hängt an Daten, die der Händler pflegen muss: Kundengruppe in JTL, USt-IdNr.-Bedingung in Billbee, Layouteinstellung in easybill, Business-Kennzeichen bei Amazon. Genau deshalb raten wir im Zweifel dazu, diese Entscheidung gar nicht erst vom System treffen zu lassen: ZUGFeRD als Standardformat für alle Rechnungen einstellen, fertig. Bei JTL heißt das, die ZUGFeRD-Vorlage nicht auf eine Kundengruppe einzuschränken; bei Billbee, den Schalter im Standardlayout zu setzen; bei easybill, ZUGFeRD als Ausgabeformat für alle Belege zu wählen. Damit ist auch der Firmenkunde versorgt, den kein Kennzeichen verraten hat.

Was bleibt, ist die Eingangsseite, die keines der drei Warenwirtschaftssysteme vollständig löst, und die Stammdaten: fehlende Bankverbindung, fehlende Telefonnummer, fehlende Steuernummer in den Firmendaten sind die häufigste Fehlerquelle in der Praxis. Diese Felder einmal vollständig zu pflegen, ist der größte Hebel – bei jedem der vier Systeme.

Praxisbeispiel: Ein Händler, vier Kundentypen, drei Jahre

Die Nordlicht Outdoor GmbH (Name erfunden) verkauft Campingausrüstung über einen eigenen Shopify-Shop und über Amazon, Warenwirtschaft ist JTL. Gesamtumsatz 2026: 1,2 Millionen Euro. Damit liegt sie über der 800.000-Euro-Grenze und ist ab dem 1. Januar 2027 zur Ausstellung verpflichtet. 2027 erwartet sie rund 18.400 Bestellungen. Sieben Prozent davon kommen mit USt-IdNr. oder Amazon-Business-Kennzeichen, also etwa 1.290 Bestellungen. Von diesen liegen etwa 40 Prozent über 250 Euro brutto – rund 515 Bestellungen. Zieht man die zehn Prozent ab, die an Geschäftskunden im EU-Ausland gehen, bleiben rund 460 Bestellungen, für die 2027 eine E-Rechnung geschuldet ist. Das sind 2,5 Prozent aller Bestellungen. Für die übrigen 17.900 würde das PDF weiter reichen.

Wäre Nordlicht 2026 unter 800.000 Euro geblieben, würde die dritte Zeile erst 2028 zur Pflicht. Die Eingangsseite ändert sich für beide Varianten gleich: Der deutsche Großhändler für Schlafsäcke, die Fotografin aus Bielefeld und der Verpackungslieferant schicken ab 2027 XML.

Was Nordlicht in JTL umsetzt, ist überschaubar: Firmendaten vervollständigen (IBAN, BIC, Telefon, Steuernummer), die Rechnungsvorlage auf die Ausgabe 2.0 umstellen, ZUGFeRD als Standard für alle Kundengruppen aktivieren – ohne Einschränkung auf Geschäftskunden, damit auch die 460 pflichtigen Bestellungen sicher erfasst sind, die sich nicht immer am Kennzeichen erkennen lassen. Danach einmal validieren. Der Aufwand liegt bei einem halben Arbeitstag, nicht bei einem Projekt. Der größere Teil der Arbeit liegt danach auf der Eingangsseite: Postfach für Lieferantenrechnungen festlegen, Weiterleitung an DATEV Unternehmen online einrichten, Lieferanten prüfen, die noch PDF schicken.

Was jetzt zu tun ist – und was warten kann

Jetzt, unabhängig vom Umsatz: Ein Postfach für eingehende Rechnungen festlegen und dieses Postfach an ein Archiv anbinden, das XML-Dateien unverändert aufbewahrt. Bei Mandanten, die mit DATEV Unternehmen online arbeiten, ist das der Upload der Originaldatei, nicht eines Ausdrucks. Den Gesamtumsatz 2026 im Blick behalten, um zu wissen, ob 2027 oder 2028 gilt.

Bis Ende 2026, wenn 2026 über 800.000 Euro: Firmendaten in der Warenwirtschaft vervollständigen. ZUGFeRD als Standardformat aktivieren und ein paar Testrechnungen durch einen Validator schicken. Den Prozess für Storno und Neuausstellung einmal durchspielen.

Bis Ende 2027, wenn darunter: Dasselbe, nur ein Jahr später. Die Eingangsseite wartet nicht.

Was nicht nötig ist: Den Shop umbauen. Privatkunden auf XRechnung umstellen. Ein neues Rechnungssystem anschaffen, wenn das bestehende ZUGFeRD kann. Jede eingehende Rechnung von Hand validieren, wenn das Buchhaltungssystem es automatisch tut.

Unsere Empfehlung im Zweifel: ZUGFeRD als Standard, an alle. Das erspart die B2B-Erkennung, deckt den nachträglich erkannten Firmenkunden ab und kostet den Privatkunden nichts. Es gibt nur eine Konstellation, in der das allein nicht reicht: Wer Behörden oder Großkunden beliefert, die eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangen, braucht zusätzlich dieses Format und damit ein System, das beides kann. Und wer ausschließlich an Privatkunden verkauft, unter 800.000 Euro liegt und nie eine USt-IdNr. im Checkout sieht, darf die Ausstellungsseite bis 2028 liegen lassen – schadet sich aber auch nicht, wenn er den Schalter schon heute umlegt.

Wer unsicher ist, wo er steht, bringt am besten drei Dinge mit: den Gesamtumsatz 2026, einen Export der Bestellungen mit USt-IdNr. und einen Blick in die Firmendaten der Warenwirtschaft. Mehr braucht es für eine Einordnung nicht. Als Steuerberater für E-Commerce in Löhne begleiten wir diese Umstellung regelmäßig; Pauschalangebot oder Stundensatzvereinbarung werden vorab schriftlich vereinbart.

Fundstellen

• § 14 Abs. 1 Satz 3, 5, 6 und Abs. 2 Satz 2 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes (BGBl. 2024 I Nr. 108) — Begriff der E-Rechnung, Zustimmung bei Nichtunternehmern, Pflicht für inländische B2B-Umsätze
• § 27 Abs. 38 UStG — Übergangsregelungen 2026 / 2027 (800.000-EUR-Grenze) / EDI
• § 14b Abs. 1 UStG i. d. F. des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes — Aufbewahrung acht Jahre
• § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2, § 34a Satz 4 UStDV — Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Kleinunternehmer
• § 13b UStG — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei Plattformgebühren aus dem EU-Ausland
• § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG — Bußgeld bei nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellter Rechnung
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320 — Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 — Änderung des Anwendungsschreibens; Format- und Geschäftsregelfehler, Validierung, Empfängerverantwortung
• Herstellerdokumentation (Stand 2025/2026): JTL-Guide „FAQ zu E-Rechnungen in JTL-Wawi“, „ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen“, „XRechnungen ausstellen“; easybill-Support „Welche E-Rechnungs-Formate unterstützt easybill?“; Billbee-Hilfe „E-Rechnungen erstellen“ und „Bedingungsübersicht“; Mitteilung Amazon Business zur Formatwahl (Mai 2026)

Autor: Steuerberater Eike Heidemann · Rechtsstand: Oktober 2026